Funktionen · Aufenthaltstitel · HR-Compliance
Alle Funktionen von Stayfix im Überblick.
Stayfix bündelt alles, was Sie für ein professionelles Aufenthaltstitel-Management benötigen: strukturierte Mitarbeitenden-Stammdaten, sauber hinterlegte Aufenthaltstitel und Arbeitserlaubnisse, automatische E-Mail-Erinnerungen sowie ein klares Dashboard für HR und Führungskräfte.
Kernfunktionen von Stayfix
Mit diesen Modulen bildet Stayfix den kompletten Prozess ab – von der Stammdatenpflege über die Erfassung von Aufenthaltstiteln bis hin zu automatischen Erinnerungen und einer klaren Übersicht für kritische Fälle.
Stammdaten der Mitarbeitenden im Griff
- • Anlage von Mitarbeitenden mit E-Mail, Position und Abteilung
- • Zuordnung der verantwortlichen Führungskraft für Reminder-E-Mails
- • Optional: Standort / Gesellschaft für Auswertungen nach Einheiten
- • Übersicht aller Mitarbeitenden mit Such- und Filtermöglichkeiten
Aufenthaltstitel strukturiert hinterlegen
- • Pro Mitarbeitendem mehrere Aufenthaltstitel / Arbeitserlaubnisse
- • Felder für Art des Titels, Behörde, Gültig von / bis, Nummer
- • Optionale Hinweise, z. B. Nebenbestimmungen oder Einschränkungen
- • Status-Anzeige ("aktiv", "läuft bald ab", "abgelaufen")
Automatische E-Mail-Erinnerungen & Übersicht
- • Tägliche Prüfung aller Fristen im Hintergrund
- • Erinnerungen per E-Mail an Mitarbeitende & Führungskraft
- • Ampellogik im Dashboard: grün, gelb, rot je nach Restlaufzeit
- • Fokus-Ansicht für kritisch auslaufende Aufenthaltstitel
Funktionen im Detail
1. Mitarbeitende & Organisation
Die Basis von Stayfix ist eine saubere Mitarbeitenden-Stammdatenbank, die genau auf Aufenthaltstitel-Themen ausgerichtet ist.
- • Erfassung von Namen, E-Mail, Rolle / Position und Abteilung
- • Zuordnung einer verantwortlichen Führungskraft pro Person
- • Kennzeichnung aktiver / inaktiver Mitarbeitender
- • Such- und Filteroptionen (z. B. nach Abteilung oder Standort)
2. Aufenthaltstitel & Arbeitserlaubnisse
Alle relevanten Dokumente werden als eigene Einträge geführt – mit den Angaben, die HR, Fachbereiche und Geschäftsführung benötigen.
- • Dokumenttyp (z. B. Aufenthaltstitel, Blue Card, Arbeitserlaubnis)
- • Gültigkeitszeitraum mit "gültig von" und "gültig bis"
- • Behörde / ausstellende Stelle und Dokumentennummer
- • Freifeld für Hinweise (z. B. Nebenbestimmungen, Verlängerungshinweise)
- • Status-Feld mit klarer farblicher Kennzeichnung im System
3. Erinnerungen & E-Mail-Benachrichtigungen
Stayfix übernimmt die Fristenüberwachung und verschickt Erinnerungen automatisch – damit keine Termine mehr in Excel-Listen oder Kalendern untergehen.
- • Täglicher Hintergrund-Check aller Gültigkeitsdaten
- • Konfigurierbare Vorlaufzeiten (z. B. 180 / 90 / 60 / 30 Tage vor Ablauf)
- • Erinnerungen an Mitarbeitende und deren Führungskraft
- • Klar strukturierte E-Mail-Texte für schnelle Einordnung
- • Direkte Verlinkung zum entsprechenden Datensatz im Dashboard (optional)
4. Dashboard, Filter & Reporting
ÜbersichtDas Dashboard liefert eine klare, verdichtete Sicht auf alle Aufenthaltstitel-Informationen – ideal für HR-Teams und Entscheider.
- • Kennzahlen: Gesamtanzahl, bald ablaufend, abgelaufen
- • Liste kritischer Fälle mit Restlaufzeit und zuständigen Personen
- • Filter nach Abteilung, Standort oder Dokumenttyp
- • Export nach Excel / CSV für interne Dokumentation und Audits
5. Rollen, Zugriffsrechte & Sicherheit
Aufenthaltstitel sind sensible personenbezogene Daten. Stayfix wird mit einem klaren Sicherheits- und Berechtigungskonzept betrieben.
- • Zugriff nur für autorisierte Nutzerinnen und Nutzer Ihres Unternehmens
- • Trennung von Stammdaten und sensiblen Dokumentinformationen
- • Rollenkonzept für HR / Admin und Fachbereiche
- • Geplante Protokollierung von Änderungen (Änderungshistorie)
6. Kontinuierliche Weiterentwicklung
Stayfix wird laufend weiterentwickelt. Ziel ist es, administrativen Aufwand zu reduzieren und gleichzeitig Transparenz und Compliance weiter zu erhöhen.
- • Upload von Dokumenten (eingescannte Aufenthaltstitel, Bescheide)
- • Erweiterte Rollen- und Rechte-Modelle für größere Organisationen
- • Erweiterte Reporting-Funktionen nach Standorten / Gesellschaften
- • API-Schnittstellen zu bestehenden HR-Systemen
- • Mehrsprachige Oberflächen für internationale Teams
Passt Stayfix zu euren HR-Prozessen?
In einer kurzen Beratungssession besprechen wir, wie Stayfix in Ihre bestehende HR-Landschaft passt und welche Module für Ihr Unternehmen besonders relevant sind.