Ablauf · Einführung · Onboarding
So läuft die Einführung von Stayfix ab.
Stayfix soll euren HR-Alltag vereinfachen – nicht verkomplizieren. Deswegen ist der Ablauf klar strukturiert: Erst ein persönliches Gespräch, dann erhaltet ihr eure Einladung, richtet euer Konto ein und konfiguriert Stayfix genau so, dass es zu euren bestehenden HR-Prozessen passt.
Registrierung & Zugang – in drei Schritten
Kein anonymer Self-Service, sondern ein klarer Einstieg mit Kontaktperson: Gemeinsam klären wir im Gespräch, ob Stayfix zu euch passt – und wie ihr am schnellsten starten könnt.
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Demo-Gespräch vereinbaren
Über die Website buchst du ein kurzes, unverbindliches Gespräch. Wir schauen gemeinsam auf eure aktuelle Situation, Anzahl internationaler Mitarbeitender und bestehende HR-Systeme.
Ziel: Klarheit, ob Stayfix fachlich & organisatorisch zu euch passt.
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Einladung & Konto-Erstellung
Nach dem Gespräch erhaltet ihr eine persönliche Einladung per E-Mail. Darüber legst du dein Stayfix-Konto an, definierst die erste Organisation und hinterlegst zentrale Einstellungen wie Sprache und Unternehmensdaten.
Auf Wunsch können direkt weitere Admin-Accounts für HR oder Compliance angelegt werden.
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Erste Mitarbeitende & Titel anlegen
Im nächsten Schritt werden die ersten Mitarbeitenden hinzugefügt und Aufenthaltstitel hinterlegt. So entsteht schnell ein valides Bild darüber, wie Stayfix im Alltag wirkt und welche Konfiguration für euch sinnvoll ist.
Ideal ist ein kurzer Pilot mit einer überschaubaren Anzahl internationaler Mitarbeitender.
Stayfix für eure HR-Prozesse konfigurieren
Damit Stayfix wirklich entlastet, wird die Lösung einmal sauber auf eure Struktur angepasst: Organisation, Dokumenttypen, Fristen und Benachrichtigungen. Danach läuft die Fristenüberwachung weitgehend im Hintergrund.
1. Organisation, Standorte & Verantwortlichkeiten festlegen
Zuerst definierst du, wie eure Organisation in Stayfix abgebildet werden soll – so wenig oder so detailliert wie nötig.
- • Anlage von Standorten, Gesellschaften oder Business Units
- • Zuordnung von HR-Admins und verantwortlichen Führungskräften
- • Optionale Zuordnung von Abteilungen für spätere Filter & Reports
2. Aufenthaltstitel-Typen & Felder konfigurieren
Anschließend werden die Dokumenttypen so eingestellt, dass sie zu euren Mitarbeitenden-Strukturen passen.
- • Definition der wichtigsten Dokumenttypen (z. B. Aufenthaltstitel, Blue Card, Arbeitserlaubnis)
- • Pflichtfelder wie Gültig-von / Gültig-bis, Behörde, Dokumentennummer
- • Freitextfelder für Nebenbestimmungen, Hinweise oder interne Notizen
3. E-Mail-Erinnerungen & Vorlaufzeiten definieren
Die Reminder-Logik sorgt dafür, dass keine Frist mehr untergeht – und die richtigen Personen zur richtigen Zeit informiert werden.
- • Festlegung von Vorlaufzeiten (z. B. 180 / 90 / 60 / 30 Tage vor Ablauf)
- • Auswahl der Empfänger: Mitarbeitende, Führungskraft, HR oder Kombination
- • Anpassbare Betreffzeilen & E-Mail-Texte im Unternehmens-Tonfall
4. Datenübernahme & Anbindung an bestehende HR-Systeme
Zum Start werden Mitarbeitende und erste Aufenthaltstitel-Daten übernommen – zunächst pragmatisch, später auf Wunsch automatisiert.
- • Manuelle Erfassung oder Import per CSV-Export aus eurer HR-Software
- • Abgleich & Bereinigung von Dubletten und veralteten Einträgen
- • Geplante API-Anbindung, um Stayfix langfristig mit HR-Systemen zu synchronisieren
5. Testlauf mit Pilotgruppe & Feinschliff
Bevor Stayfix für alle ausgerollt wird, starten viele Unternehmen mit einer überschaubaren Pilotgruppe.
- • Auswahl einer Pilotgruppe mit internationalen Mitarbeitenden
- • Überprüfung, ob Reminder-Zeitpunkte und Texte praxisnah sind
- • Feinanpassungen an Dokumenttypen, Rollen und Filtern
6. Rollout & laufender Betrieb
Wenn die Konfiguration sitzt, wird Stayfix für alle relevanten Bereiche freigeschaltet – ab dann läuft die Fristenüberwachung automatisch im Hintergrund.
- • Rollout-Kommunikation an Führungskräfte und beteiligte Teams
- • Kurze Einweisung für Admins & HR-Mitarbeitende
- • Regelmäßige Auswertung der Dashboards für HR & Compliance
Möchtet ihr den Ablauf einmal im Detail durchgehen?
In einem kurzen Gespräch zeigen wir euch live, wie der Einstieg mit Stayfix aussieht, welche Konfigurationsschritte für euch sinnvoll sind und wie sich Stayfix in eure bestehende HR-Landschaft einfügt.