FAQ · Aufenthaltstitel · HR
Häufige Fragen zu Stayfix.
Hier finden Sie Antworten auf typische Fragen rund um Stayfix – von der Funktionsweise über automatische Erinnerungen bis zu Datenschutz und Einführung im Unternehmen.
1. Allgemeines zu Stayfix
Stayfix konzentriert sich bewusst auf ein kritisches, aber oft vernachlässigtes Thema: die strukturierte Verwaltung von Aufenthaltstiteln und Arbeitserlaubnissen inkl. Fristenüberwachung und Erinnerungen.
Was ist Stayfix genau?+–
Stayfix ist eine spezialisierte HR-Lösung für Unternehmen mit internationalen Mitarbeitenden. Sie erfassen Aufenthaltstitel und Arbeitserlaubnisse zentral, legen Gültigkeitsfristen fest und Stayfix übernimmt die Überwachung sowie automatische Erinnerungen per E-Mail. Statt komplexem HR-System steht ein fokussiertes Tool für genau dieses Thema im Mittelpunkt.
Für welche Unternehmen eignet sich Stayfix?+–
Stayfix eignet sich für alle Unternehmen, in denen Mitarbeitende mit Aufenthaltstiteln, Visa oder besonderen Arbeitserlaubnissen beschäftigt sind – vom mittelständischen Betrieb bis zum internationalen Unternehmen. Besonders relevant ist Stayfix für HR-Abteilungen, die bislang mit Excel-Listen, Kalendern oder Einzelnotizen arbeiten und mehr Sicherheit und Transparenz wünschen.
Worin unterscheidet sich Stayfix von einer Excel-Liste?+–
Excel-Listen sind schnell erstellt, aber fehleranfällig: Fristen werden übersehen, Zuständigkeiten sind unklar, und es gibt keine automatischen Erinnerungen. Stayfix ist genau für diesen Anwendungsfall gebaut: klare Struktur, definierte Felder, automatische E-Mail-Benachrichtigungen und ein Dashboard, das kritische Fälle hervorhebt. So reduzieren Sie das Risiko von ablaufenden Aufenthaltstiteln deutlich.
2. Funktionsweise & Erinnerungen
Stayfix arbeitet im Hintergrund für Sie und informiert die richtigen Personen rechtzeitig, bevor Fristen ablaufen.
Wer erhält die Erinnerungs-E-Mails, wenn ein Aufenthaltstitel abläuft?+–
In Stayfix können Sie pro Mitarbeitender bzw. Mitarbeitendem hinterlegen, wer informiert werden soll. Standardmäßig erhalten sowohl die betroffene Person als auch die hinterlegte Führungskraft bzw. eine zentrale HR-Adresse die Erinnerung. So wird sichergestellt, dass die Information nicht nur an einer Stelle hängen bleibt.
Wie weit im Voraus verschickt Stayfix Erinnerungen?+–
Die Erinnerungen orientieren sich an definierten Vorlaufzeiten, zum Beispiel mehrere Monate vor Ablauf eines Aufenthaltstitels. So bleibt ausreichend Zeit für interne Abstimmungen, Terminvereinbarungen mit den Behörden und ggf. das Zusammenstellen von Unterlagen. Im Beratungsgespräch besprechen wir gemeinsam, welche Vorlaufzeit für Ihr Unternehmen sinnvoll ist.
Muss ich die Fristen weiterhin zusätzlich im Kalender pflegen?+–
Nein. Die Idee von Stayfix ist, dass Aufenthaltstitel und Arbeitserlaubnisse nicht mehr in unterschiedlichen Kalendern, Notizen oder Excel-Listen gepflegt werden müssen. Stayfix übernimmt die Fristenüberwachung zentral – Sie können zusätzliche Kalender-Einträge setzen, müssen es aber nicht mehr zwingend tun.
3. Datenschutz & Sicherheit
Aufenthaltstitel sind sensible Daten. Entsprechend hoch ist der Anspruch an Datenschutz, Zugriffskonzepte und technische Sicherheit.
Sind die in Stayfix hinterlegten Daten DSGVO-konform?+–
Stayfix wird mit einem klaren Datenschutz-Fokus entwickelt. Dazu gehören datensparsame Felder, rollenbasierte Zugriffe und eine technische Infrastruktur, die auf europäische Datenschutzstandards ausgerichtet ist. In einem gemeinsamen Gespräch klären wir, wie Stayfix in Ihre bestehende Datenschutz-Dokumentation (z. B. Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten) eingebunden werden kann.
Wer hat Zugriff auf die Daten in Stayfix?+–
Der Zugriff ist auf Nutzerinnen und Nutzer innerhalb Ihres Unternehmens begrenzt. Üblicherweise erhalten HR, Compliance und ausgewählte Teamleitungen Zugriff. Über Rollen und Rechte lässt sich steuern, wer Daten nur lesen und wer sie bearbeiten darf. Auf Wunsch können sensible Detailinformationen zusätzlich eingeschränkt werden.
Werden auch Dokumente (z. B. Scans der Aufenthaltstitel) in Stayfix gespeichert?+–
Der Kern von Stayfix ist zunächst die strukturierte Erfassung von Informationen zu Aufenthaltstiteln und die Fristenüberwachung. Die Ablage von Dokumenten ist möglich bzw. vorgesehen, wird aber immer unter Berücksichtigung von Speicherort, Zugriffsbeschränkungen und Ihrer internen Datenschutzrichtlinien betrachtet.
4. Einführung & Betrieb im Unternehmen
Stayfix soll sich in Ihre bestehende HR-Landschaft einfügen – nicht alles von Grund auf verändern. Die Einführung ist bewusst schlank gehalten.
Wie läuft die Einführung von Stayfix typischerweise ab?+–
In einem ersten Schritt klären wir gemeinsam, wie viele Mitarbeitende betroffen sind und wie Ihre aktuelle Arbeitsweise aussieht (Excel, Kalender, HR-Systeme). Anschließend werden Stammdaten und Aufenthaltstitel in Stayfix angelegt – entweder manuell oder über einen Import. Danach definieren wir die E-Mail-Empfänger und Fristenlogik und Sie können Stayfix im Alltag nutzen.
Benötigen wir dafür eine eigene IT-Abteilung?+–
Nein. Stayfix wird als cloudbasierte Anwendung bereitgestellt. Für den Start reicht in der Regel eine verantwortliche Person aus HR oder Compliance, die die initialen Daten einpflegt. Technische Themen wie Updates oder Wartung werden zentral übernommen, ohne dass Ihre interne IT dauerhaft eingebunden sein muss.
Kann Stayfix mit bestehenden HR-Systemen zusammenarbeiten?+–
Stayfix ist bewusst schlank konzipiert und kann parallel zu bestehenden HR-Systemen laufen. Für viele Unternehmen ist es zunächst ausreichend, relevante Daten aus dem HR-System in Stayfix zu übernehmen und dort gezielt das Thema Aufenthaltstitel zu steuern. Schnittstellen und Importe können je nach Bedarf gemeinsam geplant werden.
Noch Fragen offen oder direkt Interesse an einem Gespräch?
In einem kurzen Beratungsgespräch klären wir, wie Stayfix zu Ihren HR-Prozessen passt und welche nächsten Schritte sinnvoll sind – von der ersten Pilotierung bis zum Rollout für alle relevanten Mitarbeitenden.